Quando un’azienda deve sostituire una stampante, il primo pensiero va quasi sempre al prezzo della macchina. In realtà, per capire quanto costa davvero stampare in ufficio, bisogna considerare anche toner, manutenzione, assistenza tecnica, ricambi e possibili interruzioni del lavoro.
Per questo motivo sempre più imprese valutano il noleggio di una stampante multifunzione: una soluzione che permette di utilizzare un dispositivo professionale attraverso un canone costruito sulle reali esigenze dell’ufficio.
In breve: il costo del noleggio dipende dal modello scelto, dal numero di copie mensili, dal formato A3 o A4, dalla stampa a colori o in bianco e nero e dai servizi compresi nel contratto.
Da cosa dipende il costo del noleggio di una stampante?
Non esiste un canone identico per tutte le aziende. Un piccolo studio professionale, una scuola e un ufficio amministrativo hanno volumi e necessità molto differenti. Un preventivo corretto dovrebbe partire dall’analisi di alcuni elementi concreti.
- Numero medio di stampe mensili: permette di dimensionare correttamente la macchina.
- Stampe a colori o in bianco e nero: incidono sulla configurazione e sui costi di gestione.
- Formato A4 o A3: una multifunzione A3 risponde a esigenze più articolate.
- Funzioni richieste: stampa, copia, scansione, archiviazione e collegamento ai servizi cloud.
- Numero di utilizzatori: un dispositivo condiviso deve sostenere il lavoro dell’intero gruppo.
- Assistenza e consumabili: bisogna verificare con precisione cosa è compreso nel canone.
Il modello più costoso non è necessariamente quello più adatto. Una macchina sovradimensionata genera una spesa inutile; una stampante insufficiente rispetto ai volumi di lavoro può invece causare rallentamenti, guasti frequenti e attese.
Il prezzo della stampante non è il suo costo reale
Acquistando direttamente una stampante, l’azienda sostiene subito il prezzo del dispositivo e continua successivamente a pagare consumabili, ricambi e manutenzione. A questi costi si aggiunge il tempo perso quando la macchina non funziona o manca il toner necessario.
Una valutazione più realistica può essere sintetizzata così:
Costo effettivo mensile = dispositivo + consumabili + manutenzione + assistenza + fermi operativi.
Il noleggio permette di riunire diverse voci in un unico canone periodico, rendendo la spesa più prevedibile. I servizi effettivamente inclusi devono comunque essere indicati chiaramente nel contratto.
Cosa può comprendere un canone di noleggio?
Una soluzione professionale può comprendere non soltanto la disponibilità della stampante, ma anche una serie di servizi utili alla continuità operativa dell’ufficio:
- configurazione della multifunzione in base alle esigenze aziendali;
- installazione e collegamento alla rete dell’ufficio;
- assistenza tecnica e help desk;
- manutenzione e ricambi previsti dal contratto;
- fornitura dei materiali di consumo concordati;
- controllo dei livelli del toner e riordino automatico;
- eventuale aggiornamento o sostituzione del dispositivo;
- gestione coordinata di più macchine aziendali.
La carta e altri materiali non espressamente indicati possono restare esclusi. Prima di accettare un preventivo è quindi importante verificare cosa comprende il canone e come vengono conteggiate le copie.
Noleggio, leasing o acquisto: cosa cambia?
| Soluzione | Caratteristica principale | Quando può essere indicata |
|---|---|---|
| Acquisto | La macchina diventa immediatamente di proprietà dell’azienda. | Quando si preferisce investire subito e gestire separatamente assistenza e consumabili. |
| Noleggio operativo | Utilizzo del dispositivo per un periodo stabilito con un canone periodico. | Quando si desiderano costi programmabili, servizi inclusi e maggiore flessibilità. |
| Leasing | Formula finanziaria con condizioni e opzioni finali definite dal contratto. | Quando l’azienda vuole dilazionare l’investimento e valutare un eventuale riscatto. |
La scelta deve essere effettuata considerando durata del contratto, servizi inclusi, condizioni di uscita e prospettive di crescita dell’azienda.
Perché il riordino automatico del toner è importante?
Rimanere senza toner durante una scadenza o una giornata di intenso lavoro può sembrare un problema banale, ma può bloccare l’attività di un intero ufficio.
Il monitoraggio dei consumabili permette di rilevare il livello del toner e programmarne la fornitura prima che si esaurisca. In questo modo l’azienda non deve controllare continuamente le scorte e può ridurre acquisti urgenti, ordini duplicati e materiali inutilizzati.
Non conta soltanto quante pagine stampa una multifunzione
Le stampanti professionali più evolute possono diventare veri strumenti per la gestione dei documenti. Scansione verso cartelle o servizi cloud, protezione dei dati, archiviazione e applicazioni per automatizzare operazioni ripetitive possono incidere concretamente sulla produttività.
Prima di scegliere una macchina è quindi utile domandarsi non soltanto “quanto stampa?”, ma anche “quali attività può semplificare ogni giorno?”.
La proposta Tecnufficio per uffici e aziende
Tecnufficio parte dall’analisi dei volumi di stampa e delle modalità di lavoro per configurare una soluzione proporzionata alle esigenze dell’azienda. È possibile valutare stampanti e multifunzione A3 o A4, a colori o in bianco e nero, con assistenza tecnica, materiali di consumo e servizi definiti in un unico canone.
Promozione in corso: per le configurazioni che rispettano le condizioni dell’offerta, i primi 6 mesi di canone sono gratuiti. Sono inoltre disponibili soluzioni professionali da meno di 2 euro al giorno.
Durata, modello, volumi compresi e servizi inclusi vengono definiti nel preventivo personalizzato.
Per conoscere le configurazioni disponibili puoi consultare la pagina dedicata al noleggio di stampanti e multifunzione per ufficio.
Le domande da fare prima di firmare un contratto
- Quante copie sono comprese nel canone?
- Come vengono calcolate le copie eccedenti?
- Quali toner e materiali di consumo sono inclusi?
- La carta è esclusa?
- Quali interventi comprende l’assistenza tecnica?
- Installazione e configurazione sono previste?
- Cosa accade alla scadenza del contratto?
- È possibile aggiornare la macchina se cambiano le esigenze?
Un preventivo trasparente deve rispondere chiaramente a queste domande. Solo così è possibile confrontare le diverse soluzioni sulla base del costo effettivo e non soltanto dell’importo mensile pubblicizzato.
Domande frequenti sul noleggio delle stampanti
Quanto costa al mese noleggiare una stampante per ufficio?
Il canone varia in base al modello, ai volumi mensili, alla stampa a colori o in bianco e nero, al formato e ai servizi inclusi. Per ottenere un costo attendibile è necessario elaborare un preventivo personalizzato.
Il toner è compreso nel canone?
Può essere incluso insieme alla fornitura automatica dei consumabili. È comunque necessario verificare nel contratto quali materiali sono compresi e quali restano esclusi.
Qual è la differenza tra noleggio e leasing?
Il noleggio operativo consente di utilizzare la macchina per un periodo stabilito e può comprendere assistenza e consumabili. Il leasing è una formula finanziaria che può prevedere un’opzione di riscatto finale, secondo le condizioni contrattuali.
È meglio una stampante A3 o A4?
Una stampante A4 è adatta alle attività ordinarie e agli ambienti con esigenze contenute. Una multifunzione A3 è indicata quando servono formati più grandi, maggiori volumi e funzioni avanzate di gestione documentale.
Cosa succede alla fine del noleggio?
In base al contratto può essere possibile restituire la macchina, prolungare il noleggio oppure sostituirla con una soluzione più aggiornata.
Richiedi una valutazione personalizzata
Conoscere il numero approssimativo di stampe mensili, i formati utilizzati e le funzioni necessarie è sufficiente per iniziare una prima valutazione.
Contatta Tecnufficio per una consulenza gratuita e senza impegno: il preventivo sarà costruito sulle reali esigenze del tuo ufficio.